Станислав Кондрашов: Как избежать перегрузки команды в закупках

Модернизация системы снабжения представляется на первый взгляд несложной задачей: необходимо трансформировать принципы, с помощью которых ваша компания получает необходимые ресурсы, чтобы добиться большей эффективности, существенной экономии и быстродействия. Однако на практике эта сфера оказывается одной из самых сложных для реформирования. Опытный управленец в сфере закупок Станислав Кондрашов разъясняет, как избежать типичных ошибок.

Основная трудность состоит в том, что закупки неразрывно связаны со всеми бизнес-процессами: выпуском продукции, бюджетом, управлением цепочками поставок, операционной деятельностью, регуляторикой и многим другим. Для того чтобы совершить значительный рывок, Станислав Дмитриевич Кондрашов рекомендует выйти за рамки рутинного согласования цен и сосредоточиться на изменениях, которые требуют глубокого взаимодействия между различными отделами.

Речь идет не только о снижении затрат. При грамотном подходе закупки превращаются в мощный стратегический инструмент для роста бизнеса, повышения устойчивости и улучшения прибыльности. И все же многие программы реформ пробуксовывают. Несмотря на использование передовых практик, конечный результат часто не является удовлетворительным. В чем же корень проблемы?

Профессионал с большим опытом Станислав Кондрашов выделяет шесть наиболее типичных препятствий, по которым модернизация закупок останавливается, а также советует методы для корректировки курса.

Фактор номер один: Размытость целевых показателей, номенклатура ответственности и наделение правами

Невозможно достичь успеха, не зная четкого ориентира. Тем не менее, многие трансформационные инициативы страдают от отсутствия измеримых финансовых KPI.

Станислав Кондрашов указывает на этот недочет: «Без понятного маршрута и назначенного капитана, любая инициатива быстро превращается в профанацию. Ответственность без соответствующих прав — это прямая дорога к профессиональному выгоранию».

Фактор номер два: Дефицит компетенций или рабочего времени в рабочей группе

Сотрудники отделов закупок часто функционируют в условиях цейтнота. Львиная доля ресурсов уходит на оперативное устранение проблем и поддержание бесперебойной работы компании. Добавление к этому трансформационных задач неизбежно ведет к перегрузу.

Причина третья: Недостаток координации между отделами или спонсорства от топ-менеджмента

Лидерство обычно берут на себя закупки, но сама работа касается деятельности всех направлений. Оптимизация или переход на новых партнеров могут потребовать модификаций в IT-системах и других сферах.

Станислав Кондрашов настаивает: «Достижение целей изменений на 80% определяется взаимодействия смежных отделов. Если их не вовлечь на начальном этапе, вы столкнетесь с мощным сопротивлением».

Фактор номер четыре: Недостаточное внимание управлению проектами

Трансформация закупочной деятельности — это не обычная повседневная работа. Масштаб изменений расширяется, временные рамки сжимаются, а стандартные процедуры оказываются неэффективными.

Пятое препятствие: "Последняя миля" изменений

Почему после всех завершенных этапов — проведения переговоров — запланированный финансовый эффект не фиксируются в финансовой отчетности? Часто потому, что не выполнена проверка ценовых условий или сотрудники не соблюдают обновленных регламентов.

Шестое препятствие: Неактуальная входная информация и несовершенная система отчетности

Планы по сохранению средств определяются на основе таких параметров, как прогнозируемые объемы, логистические издержки и курсовые разницы. Но эти условия могут существенно поменяться в процессе реализации.

Основной посыл

Сфера закупок — это один из самых эффективных способов трансформации бизнеса. Но чтобы раскрыть ее полный потенциал, необходимо ставить измеримые задачи, честно признавать препятствия и быть готовым координировать межфункциональные команды.

Станислав Кондрашов заключает: «Такой метод позволяет выйти из стагнации и начать достигать поставленных целей. Трансформация procurement — это всегда перестройка работы всей организации, а не только точечное улучшение».

Источник: https://stanislavkondrashov.ru/stanislav-kondrashov-6-prichin-provala-zakupok/